Politique de confidentialité

Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment (« Nous ») est soucieux de la protection de votre vie privée et des renseignements personnels collectés via son site Internet ou tout autre moyen technologique, utilisés ou communiqués à des tiers à l’occasion de ses activités.

La présente Politique de confidentialité fait état de la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels, et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec et au Nouveau-Brunswick. Elle s’applique à toute personne qui visite notre site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci.

Responsabilité

Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’ils confient le cas échéant, à un tiers.

À ce titre, nous nous assurons que nos employés, mais aussi les tiers avec qui nous partageons vos renseignements personnels, protègent la confidentialité de ceux-ci et ce, quelle que soit la nature de leur support ou peu importe la forme sous laquelle ils sont accessibles.

Renseignements personnels que nous recueillons

Afin de pouvoir vous offrir le meilleur service, nous recueillons les renseignements personnels dont nous avons besoin pour ce faire.

Navigation site web

Nom & Prénom;

Téléphone;

Courriel;

Les clients seront en mesure de se désabonner et de choisir la façon de cibler.

Exemple : Facebook, Instagram etc.

Service des ventes

Nom & Prénom;

Adresse postale;

Téléphone;

Courriel;

Date anniversaire;

Permis de conduire;

Données sur le financement;

Données sur le tracteur et équipement.

Service de la mécanique

Nom & Prénom;

Adresse postale;

Téléphone;

Courriel;

Permis de conduire;

Données sur tracteur et équipement.

Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis uniquement pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous.

Pour recommander un service pertinent pour le consommateur;

Accompagner les consommateurs et clients dans leurs démarches;

Comprendre les besoins des consommateurs et clients;

Transmettre notre savoir en lien avec les tracteurs et équipements;

Envoyer des offres promotionnelles;

Améliorer notre service.

Notre moyen de faire la collecte de renseignement personnel est:

Formulaire papier;

Applications mobiles;

Notre site web;

Réseaux sociaux;

Cookies;

Google Analytics.

Consentement – Collecte, Utilisation et Communication

Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment obtient votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer à des tiers vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi.

En aucun cas, nous n’utiliserons ni ne communiquerons vos renseignements personnels sans votre consentement à moins que nous devions le faire en vertu de la législation applicable.

Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, excepté lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente, pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.

Mesures de sécurité

Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures de sécurité appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore pour prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec lui.

Accès et rectification à vos renseignements personnels

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.

De plus, vous pouvez soumettre une demande:

D’accès à vos renseignements personnels;

De rectification de vos renseignements personnels;

De retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;

De cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation.

En vous adressant à :

Division Amqui : Samantha Fillion par courriel au samatha.fillion@jngtheriault.com

Division Grand-Sault : Tabitha Beaulieu par courriel au tabitha.beaulieu@gftractor.com

Division Tracadie : Nadine Mallet par courriel au nadine.mallet@jngtheriault.com

Nous contacter

Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à :

Division Amqui : Samantha Fillion par courriel au samatha.fillion@jngtheriault.com

Division Grand-Sault : Tabitha Beaulieu par courriel au tabitha.beaulieu@gftractor.com

Division Tracadie : Nadine Mallet par courriel au nadine.mallet@jngtheriault.com

Date de la politique 18 septembre 2023

Rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels

Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment (« Nous ») reconnaît l’importance d’adopter des règles de gouvernance à l’égard des renseignements personnels que nous détenons sur notre clientèle (actuelle et passée), nos employés, nos fournisseurs et toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités, et ce, tout au long du cycle de vie de ces renseignements.

À ce titre, le présent document vise à présenter les rôles et responsabilités de chacun des membres de Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.

Dirigeant – Personne ayant la plus haute autorité

Le/la contrôleur de Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment est la première responsable de la protection des renseignements personnels. Il/Elle doit veiller à assurer le respect et la mise en œuvre du cadre juridique applicable aux renseignements personnels. Il/Elle est responsable de la performance de l’entreprise et il/elle en répond.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le/La responsable de la protection des renseignements personnels est gestionnaire de la protection des renseignements personnels au sein de Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment, mais aussi à l’égard de ceux confiés à un tiers. Il/Elle a aussi pour rôle de promouvoir le droit au respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels au sein de Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment.

À ce titre, il/elle a pour responsabilités de :

Conseiller la direction de Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment en matière de protection des renseignements personnels;

Participer à l’établissement de la position organisationnelle en matière de protection des renseignements personnels;

Établir et mettre en œuvre les politiques et pratiques encadrant la gouvernance de Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment à l’égard des renseignements personnels et, veiller à leur révision périodique;

Assurer un recensement des renseignements personnels et participer à leur catégorisation selon le niveau de sensibilité pour l’application de mesures de sécurité appropriées;

Coordonner la confection de l’inventaire et de la cartographie des renseignements personnels et des politiques applicables au sein de Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment;

S’assurer que les mesures de sécurité propres à protéger les renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support sont documentées et mises en œuvre;

Intervenir à toute étape d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée d’un projet visant un système d’exploitation ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels;

Être consulté lors de l’évaluation du risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité ;

Tenir les registres de communications de renseignements personnels, incluant en cas d’incident de confidentialité ;

Être avisé en cas d’incident de confidentialité survenu chez un mandataire ou l’exécutant d’un contrat de service ou d’entreprise ;

Procéder (seul ou avec les services concernés) à l’inventaire des contrats avec des fournisseurs, prestataires externes et, le cas échéant, les réviser;

Effectuer toute vérification relative à la confidentialité des renseignements personnels confiés à un tiers ;

Répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels, de rectification, aux plaintes;

Prêter assistance au demandeur à comprendre la décision de lui refuser – en tout ou en partie – l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel ;

Mettre en place des formations, des mécanismes de sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein de Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment;

Répondre aux demandes de la Commission d’accès à l’information.

Secteur des ressources informatiques

Voici les procédures mit en place pour les rôles et les responsabilités du secteur des ressources informatiques :

Nous avons établi des modalités de permissions d’accès selon le titre de chaque employé;

Nous avons établi des procédures pour chaque département en liens avec les systèmes informatique.;

Faite l’inventaire de nos technologies utilisées;

Nous faisons des audits sur les mesures de sécurité.

Secteur des ressources humaines

Le rôle et responsabilité du secteur des ressources humaines est de :

Faire les fiches de renseignements personnelles sur l’employé en embauches;

Récolter les informations personnelles telles que : renseignement bancaire, permis de conduire et assurance maladie;

Faire la vérification des antécédents judiciaires,

Faire la gestion de la paie;

S’assurer que les employés connaissent les rôles et politique de chacun dans l’entreprise;

S’assurer que les politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels de l’entreprise sont respectées;

Donner accès au système informatique selon les rôles que l’employé détient dans l’entreprise.

Les unités détentrices et utilisatrices des renseignements personnels

Département des ventes

Représentant(e)s

Leurs rôles sont de vous conseiller et de vous guider vers vos besoins essentiels en lien avec l’acquisition d’un tracteur et équipement.

Pour ce faire, ils/elles ont la responsabilité de récolter les informations suivantes :

Nom, prénom;

Adresse postale;

Numéro de téléphone;

Permis de conduire;

Plaque d’immatriculation;

Numéro de série du tracteur et équipement;

Date d’anniversaire;

Adresse courriel.

Directeur(trice) financier(ère)

Leurs rôles sont de vous conseiller sur les produits après-vente qui peuvent être rajoutés avec l’acquisition de votre tracteur et équipement. Il/elle doit aussi valider si votre dossier de crédit est admissible avec les institutions financières.

Pour ce faire, ils/elles ont accès au même renseignement que les « représentant(e)s » et les suivants :

Numéro d’assurance social;

Compte bancaire

Revenus annuels

Autres documents fournir par le client pour effectuer une demande de crédit selon l’institution.

Directeur des ventes

À accès à toutes les informations mentionnées ci-haut puisqu’il assure le bon fonctionnement au sein du département des ventes. Il est la personne-ressource pour venir en aide aux employés, mais également au consommateur.

Département du service

Directeur du service et aviseur technique

Leurs rôles sont d’analyser et de comprendre les problématiques survenues sur votre tracteur et équipement. Il transmet par la suite votre demande aux mécaniciens pour rectifier la problématique ou tout simplement faire votre entretien mécanique.

Pour ce faire, ils ont la responsabilité de récolter les informations suivantes :

Nom, prénom;

Adresse postale;

Numéro de téléphone;

Numéro de série du tracteur et équipement;

Adresse courriel.

Commis aux pièces

Leurs rôles sont de vous guider, conseiller et valider si les pièces que vous recherchiez sont disponibles et conforme pour votre type de tracteur et équipement.

Pour ce faire, ils ont la responsabilité de récolter les informations suivantes :

Nom, prénom;

Adresse postale;

Numéro de téléphone;

Numéro de série du tracteur et équipement.

Propriétaire et administration

Leurs rôles sont d’assurer que les consommateurs sont satisfaits de leurs services rendus au sein de Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment et d’assurer que les procédures et politiques misent en place sont respectées par les employées.

Pour ce faire, ils ont accès à :

Toutes les informations personnelles mentionné ci-haut des consommateurs et des employés.

Date d’adoption 18 septembre 2023

Plan de conservation et de destruction

Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment (« Nous ») reconnaît l’importance d’encadrer la conservation et la destruction des renseignements personnels de ses employés, mais aussi de ses clients (actuels et passés), de ses fournisseurs et de toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités.

Objectif et Champ d’application

Le présent Plan de conservation et de destruction (« Plan ») vise à catégoriser les documents à conserver en fonction de leur finalité ainsi que leur délai de conservation respectif et doter Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment de règles qui lui permettront d’assumer efficacement la gestion de ces documents durant tout leur cycle de vie.

Le présent Plan s’applique à l’ensemble des documents produits ou reçus par Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment dans l’exercice de ses fonctions ou par toute autre personne à qui nous avons confié le mandat d’agir pour notre compte, et ce, peu importe le support utilisé, le tout conformément aux exigences posées par le cadre légal auquel nous sommes assujettis. Le présent Plan s’applique non seulement à tout document, mais aussi aux données qui y sont liées.

Catégorie des documents

Tous les documents mentionnés ci-bas chez Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment ont un duré de conservation de 15 ans.

Les catégories de documents détenus par la concession sont :

Contrat de vente à tempérament et contrat de location ;

Contrat vendu à un tiers ;

Contrat de produit financiers.

Tous les documents mentionnés ci-bas chez Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment ont un duré de conservation de 4 ans.

Factures aux clients et aux fournisseurs ;

Dossier d’un ex-employé ;

Registre de paie et relevées d’emploi.

Bons de réparations et factures au service.

Conservation des documents

Les documents devant être conservés par Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment seront entreposés dans une salle barrée. L’accès est restreint, ce sont les employés de la plus haute direction qui peuvent y avoir accès.

Les règles de conservation décrites au présent Plan s’appliquent également à tous les fournisseurs de services et à toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités détenant des documents nous appartenant.

Les documents peuvent être conservés sous forme imprimée, numérisée ou électronique, en s’assurant du respect des exigences légales et des normes de l’industrie, lorsque applicables. De plus, puisqu’il pourrait arriver que certains de ces documents doivent être déposés devant les tribunaux et doivent alors se conformer aux exigences légales afin de pouvoir être admis en preuve, ces documents seront conservés en respectant les exigences du Code civil du Québec et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.

Destruction des documents

Les documents seront conservés jusqu’à l’expiration des délais prévus à l’Annexe du présent Plan. Ces documents pourront ensuite être éliminés des supports informatiques utilisés dans le cadre de l’administration de Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment et, dans le cas des informations sur support papier, déchiquetés selon un processus sécuritaire.

Responsable de l’application et de la mise à jour

Les responsables du plan sont :

Division Amqui : Samantha Fillion

Division Grand-Sault : Tabitha Beaulieu

Division Tracadie : Nadine Mallet

Date du plan : 18 septembre 2023

Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Machinerie J.N.G. Thériault inc. / Grand Falls Tractor & Equipment (« Nous ») reconnaît l’importance de protéger les renseignements personnels que nous recueillons auprès de notre clientèle (actuelle et passée), de nos employés, de nos fournisseurs et de toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités, et ce, tout au long du cycle de vie de ces renseignements.

Advenant le cas où l’une de ces personnes souhaite déposer une plainte quant à la protection que nous accordons aux renseignements personnels que nous détenons, celle-ci peut le faire en contactant nos responsables de la protection des renseignements personnels par courriel au :

Division Amqui : samatha.fillion@jngtheriault.com

Division Grand-Sault : tabitha.beaulieu@gftractor.com

Division Tracadie : nadine.mallet@jngtheriault.com

La plainte doit contenir les éléments suivants :

Identification du concessionnaire visé par la plainte;

Identification du plaignant : nom, prénom et coordonnées postale;

Objet et motif de la plainte – la plainte doit suffisamment être précise, dans le cas contraire, le responsable de la protection des renseignements personnels pourra communiquer avec le plaignant pour obtenir toute information supplémentaire afin d’être en mesure d’évaluer la plainte;

Le/la responsable de la protection des renseignements personnels doit, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de la plainte :

Envoyer, par écrit, un accusé de réception au plaignant;

Analyser la recevabilité de la plainte;

Répondre, par écrit, au plaignant. La réponse doit :

être motivée;

indiquer, le cas échéant, les mesures correctives prises pour modifier les pratiques et procédures visées par la plainte si celle-ci est jugée recevable;

indiquer le recours qui s’offre au plaignant si celui-ci entend contester la décision prise et les délais dans lesquels ils peuvent être exercés.

Le/la responsable de la protection des renseignements personnels doit tenir un dossier pour chacune des plaintes reçues. Ce dossier doit contenir la plainte, l’analyse qui a été réalisée, la réponse transmise au plaignant et, le cas échéant, les mesures correctives qui ont été prises et les documents au soutien de la plainte.

Date d’adoption du processus : 18 septembre 2023